Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Fjild Software, gevestigd aan Zwarteweg 7, Koudum, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de website en de SaaS-applicatie Op Oarder. Fjild Software staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78121930 en heeft btw-identificatienummer NL003294336B69.

Voor privacyvragen kun je contact opnemen via privacy@fjildsoftware.nl of info@fjildsoftware.nl.

2. Waarop is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor de website, registratie, support, productcommunicatie en het gebruik van Op Oarder. Wanneer Fjild Software namens een klant persoonsgegevens verwerkt binnen Op Oarder, gelden daarnaast de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om Op Oarder te leveren en te beveiligen. Het gaat onder andere om naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, organisatie- en werkruimtenaam, login- en sessiegegevens, rollen, licentiegegevens, betaalstatussen, support- en feedbackberichten en technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en beveiligingslogs.

Gebruikers kunnen in hun werkruimte ook gegevens van eigen klanten invoeren, zoals klantnamen, adressen, e-mailadressen, offertes, facturen, factuurregels, betaalinformatie en correspondentie. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van deze ingevoerde gegevens.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij gebruiken persoonsgegevens voor registratie, e-mailverificatie, inloggen, sessiebeheer, werkruimtebeheer, het maken en verzenden van offertes en facturen, PDF-generatie, licentiebeheer, betaling of betaalstatuscontrole, beveiliging, misbruikpreventie, support, feedback, productverbetering en wettelijke administratie.

De grondslagen zijn uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en, waar nodig, toestemming. Gerechtvaardigde belangen zijn onder meer beveiliging, bedrijfsvoering, support, fraudepreventie en verbetering van onze dienstverlening.

5. Werkruimtes en tenant-isolatie

Elke organisatie werkt in een eigen werkruimte. Klanten, facturen, offertes, instellingen, feedback en licentiegegevens worden gekoppeld aan die werkruimte. Gebruikers mogen geen data van andere werkruimtes benaderen en de applicatie is daarop ingericht.

6. Verwerkers en derden

Voor het leveren van Op Oarder maken wij gebruik van technische leveranciers, zoals hosting, databaseopslag, e-mailverzending, betaalverwerking, domeinbeheer, back-ups, monitoring en beveiliging. Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun taak.

Voorbeelden zijn e-mailvoorzieningen zoals de gebruikte SMTP-mailserver, betaalproviders zoals Mollie wanneer online betalen wordt gebruikt, hosting- en infrastructuurleveranciers en back-upvoorzieningen. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij passende verwerkersafspraken.

7. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen of een ander toegestaan doorgiftemechanisme onder de AVG.

8. Bewaartermijnen

Account- en werkruimtegegevens bewaren wij zolang de werkruimte actief is. Administratieve gegevens, offertes, facturen en instellingen blijven beschikbaar zolang de licentie actief is of zolang dat redelijkerwijs nodig is voor administratie, beveiliging, support en wettelijke verplichtingen.

Wanneer een licentie verloopt of wordt opgezegd, geldt eerst een coulanceperiode van 14 dagen. Daarna kan de werkruimte read-only worden gemaakt. De gekoppelde gegevens blijven daarna maximaal 90 dagen beschikbaar om te bekijken of te downloaden. Daarna kan de werkruimte met gekoppelde data uit de actieve omgeving worden verwijderd.

Contactberichten bewaren wij zolang dat nodig is voor opvolging en relatiebeheer. Technische logs bewaren wij zo kort mogelijk, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, onderzoek naar misbruik of wettelijke verplichtingen. Back-ups kunnen tijdelijk kopieen bevatten totdat deze volgens het reguliere back-upschema worden overschreven of verwijderd.

9. Beveiliging

Op Oarder gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS, beveiligde sessies, HttpOnly cookies, CSRF-bescherming, rate limiting, wachtwoordbeleid, e-mailverificatie, tenant-isolatie, toegangsbeperking, logging, back-ups, updates en beveiligingsheaders. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen, maar wij richten de dienst in met beveiliging als uitgangspunt.

10. Cookies en analytics

Op Oarder gebruikt noodzakelijke cookies voor login, sessiebeheer en beveiliging. Op dit moment gebruiken wij geen advertentiecookies, marketingcookies of externe trackingcookies. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

11. Rechten van gebruikers

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt ook een export van je werkruimtegegevens downloaden via de applicatie. Stuur verzoeken naar privacy@fjildsoftware.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren in principe binnen een maand.

12. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, producten, wetgeving of onze werkwijze veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.